Jak LeanDeals funguje

Rychlý start

Pět kroků, po kterých máte LeanDeals reálně nasazený. Stejný seznam najdete i v aplikaci na stránce Přehled, kde se kroky samy odškrtávají podle toho, co už máte hotové.

1. 1
   Založte workspace Hned po registraci zadáte jeho název — typicky jméno vaší firmy. Workspace je prostor, ve kterém žijí všechna vaše data.
2. 2
   Přidejte první firmu a kontakt V sekci Organizace založte zákazníka, v Kontaktech člověka, se kterým jednáte. Kontakt propojíte s organizací, ať víte, kdo ke komu patří.
3. 3
   Vytvořte obchod V sekci Obchody přidejte obchodní případ, vyplňte částku a přiřaďte ho k organizaci. Objeví se v první fázi nástěnky.
4. 4
   Propojte e-mail V sekci E-mail připojte libovolnou schránku přes IMAP. Komunikace se pak sama páruje ke kontaktům a obchodům.
5. 5
   Pozvěte kolegy Ve Workspace pozvěte zbytek týmu e-mailem. CRM dává smysl teprve ve chvíli, kdy do něj kouká celý obchod.

Základní pojmy

Šest pojmů, kterými je LeanDeals celý poskládaný. Když si je srovnáte, zbytek aplikace dává sám od sebe smysl.

Workspace

Workspace je nejvyšší úroveň — všechno ostatní žije uvnitř něj. Vytvoříte ho hned po registraci a jeho název můžete kdykoli změnit.

Přepínání mezi workspace

Můžete být členem více workspace najednou — třeba když vedete vlastní firmu a zároveň pomáháte jiné. Aktivní workspace přepnete v bočním panelu přes položku Workspace. Aplikace se vždy chová podle toho, který workspace je právě aktivní.

Oddělení dat

Data jsou mezi workspace oddělená na úrovni databáze, ne jen v rozhraní. Ke svým záznamům se dostanou jen členové daného workspace — a to i při přístupu přes API.

Role a oprávnění

Vlastník a správce nejsou totéž. Vlastník je jeden — ten, kdo účet založil — a jako jediný se dostane k fakturaci a předplatnému. Správců může být víc: nastavují CRM, vidí a mohou upravit všechno, ale k fakturaci přístup nemají. Člen pracuje se záznamy.

Vlastnictví workspace zatím nejde předat samoobslužně — napište nám a převedeme ho za vás.

Přehled

První obrazovka po přihlášení. Odpovídá na otázku „co mám dnes řešit":

• Nové poptávky dnes — kolik obchodů dnes přibylo.
• Vyhráno a Prohráno — počet a celková hodnota uzavřených obchodů.
• Dnes — připomínky s dnešním termínem.
• Po termínu — co vám propadlo a je potřeba dohnat.

Dokud nemáte hotové všechny kroky Rychlého startu, najdete tu navíc panel Začínáme s LeanDeals, který vás jimi provede a sám se odškrtává.

Import dat

Nejrychlejší cesta, jak začít. Místo ručního přepisování nahrajete soubor a data jsou uvnitř během chvilky. Import je součástí všech tarifů — i toho nejlevnějšího.

Jak to probíhá

1. V sekci Import dat vyberete, co nahráváte — organizace, kontakty, nebo obchody. U každé možnosti je napsané, co je povinné.
2. Nahrajete soubor CSV nebo XLSX. Nemáte-li ho po ruce, stáhnete si přímo tam vzorovou tabulku se správnými hlavičkami.
3. Ukážeme vám, jak jsme rozpoznali sloupce. Rozumíme českým i anglickým hlavičkám, takže „Firma", „Částka" i „Počet zaměstnanců" sedí samy — a rozbalovací seznam ukáže, které názvy poznáme. Cokoli sedí špatně, přemapujete.
4. V náhledu uvidíte, co import udělá: kolik záznamů vytvoří, kolik aktualizuje, kolik přeskočí a kolik řádků selže. Do CRM se zatím nesáhlo. Jednotlivé řádky můžete vyloučit, nebo jedním kliknutím vyřadit všechny chybné či duplicitní.
5. Potvrdíte a data se naimportují.

Co se stane s duplicitami

Sami si vyberete, podle čeho se má poznat, že záznam už v CRM máte — u kontaktů podle e-mailu, telefonu nebo jména a firmy, u organizací podle IČO, domény nebo názvu. Když kontakt e-mail nemá, zkusíme jméno a firmu, takže nezůstane nespárovaný.

A pak si vyberete, co s takovým záznamem: přeskočit (nic nepřepíšeme, jen ho spárujeme), aktualizovat (přepíšeme jen pole, která soubor obsahuje — prázdná buňka nikdy nesmaže, co už v CRM je), nebo vytvořit i tak. Duplicity uvnitř samotného souboru vám ukážeme ještě před importem, včetně čísla řádku, se kterým se záznam kryje.

Chybné řádky vás nezastaví

Když má některý řádek špatný e-mail nebo chybí povinná hodnota, zbytek se naimportuje normálně. Chybné řádky si pak stáhnete jako CSV — má vaše původní hlavičky, takže ho opravíte v Excelu a nahrajete rovnou zpátky.

Kontrola, že sedí všechno

Po importu ukážeme pět čísel — vytvořeno, aktualizováno, spárováno, přeskočeno, chyba — a jejich součet musí sedět na počet řádků v souboru. Když nesedí, řekneme to nahlas místo zeleného hlášení. Do každé skupiny se dá rozkliknout a podívat se na konkrétní záznamy.

Vrácení importu

Každý import si pamatuje přesně ty záznamy, které vytvořil. Tlačítkem Vrátit zpět je smažete — a nic jiného se nedotkne. Spárované záznamy, které existovaly předtím, zůstanou. Pozor: záznamy, které import aktualizoval, se do původní podoby nevrátí — jejich předchozí hodnoty si nikde neschováváme.

Omezení

Soubor do 5 MB, nejvýš 2 000 řádků a 60 sloupců. Větší dávku rozdělte. Starý formát .xls nepodporujeme — uložte soubor jako .xlsx nebo .csv.

Organizace

Adresář firem. U každé organizace vidíte na jednom místě její kontakty, obchody, poznámky, připomínky i historii e-mailů.

Přidání organizace

V sekci Organizace zvolte přidání nové firmy a vyplňte název — ostatní údaje jsou volitelné a můžete je doplnit kdykoli později. Pokud máte nastavená vlastní pole, objeví se rovnou ve formuláři.

Archivace

Organizace, se kterou už neobchodujete, nemusíte mazat — dá se archivovat. Zmizí z běžných seznamů, ale historie zůstane zachovaná a najdete ji přes vyhledávání v záložce Archivované.

Kontakty

Lidé, se kterými jednáte. Kontakt propojíte s organizací, takže z detailu firmy hned vidíte, kdo je za ni ve hře, a z detailu člověka zase pro koho pracuje.

Co najdete v detailu kontaktu

• Základní údaje — jméno, e-mail, telefon, pozice.
• Organizaci, ke které člověk patří.
• Obchody, do kterých je zapojený.
• Poznámky a připomínky vedené u tohoto člověka.
• Historii e-mailů, pokud máte propojenou schránku.

Obchody a nástěnky

Jádro celého nástroje. Obchod je příležitost, která se posouvá fázemi od první poptávky k uzavření.

Vytvoření obchodu

V sekci Obchody přidejte nový případ. Vyplňte název, hodnotu a přiřaďte organizaci či kontakt. Obchod se objeví v první fázi vybrané nástěnky.

Posouvání mezi fázemi

Obchody přetahujete myší mezi sloupci — tak, jak se reálně posouvá jednání. Každý sloupec ukazuje počet obchodů a jejich souhrnnou hodnotu, takže hned vidíte, kde se vám obchody hromadí.

Kanban vs. tabulka

Přepínačem zobrazení si vyberete mezi kanbanem (vizuální nástěnka, dobrá pro denní práci) a tabulkou (hodí se, když potřebujete filtrovat, řadit a hromadně procházet). V tabulce si navíc volíte, které sloupce chcete vidět.

Co je vidět na kartě

Karta obchodu ukazuje název, částku a štítky s navázaným kontaktem a organizací. Kliknutím na štítek se otevře boční panel daného záznamu, aniž byste opustili nástěnku.

Rychlé filtry

Nad nástěnkou i tabulkou je řádek Rychlých filtrů — stav (otevřené, vyhrané, prohrané, vše) a vlastník. Platí v obou zobrazeních naráz, takže přepnutí mezi kanbanem a tabulkou nikdy nezmění, co vidíte. Blok jde sbalit, aby nekradl místo nástěnce; nástroj si pamatuje, jestli ho máte rozbalený, a ve sbaleném stavu v hlavičce vypíše, co je vybráno. Volba filtrů se drží i po zavření prohlížeče, zvlášť pro každý workspace.

Vyhrané a prohrané obchody

Uzavřený obchod označíte jako vyhraný nebo prohraný. Zmizí z aktivní nástěnky, ale započítá se do statistik na Přehledu — takže vám nekazí výhled na to, co ještě běží.

Filtry

Přes Filtry si sestavíte vlastní podmínky — podle hodnoty, fáze, organizace, data i vlastních polí. Hodí se, když chcete vidět třeba jen obchody nad 100 000 Kč, které se měsíc nepohnuly. Stejná sada pravidel platí pro kanban i tabulku.

Hledat obchod podle názvu můžete globálním vyhledáváním v horní liště — sekce Obchody vlastní vyhledávací pole nemá, aby na nástěnku zbylo co nejvíc místa.

Nástěnky a fáze

Při založení workspace vám vznikne Hlavní nástěnka s připravenými fázemi — Nová poptávka, Jednání, Nabídka odeslána, Rozhodování. Není to dogma, přizpůsobte si je.

Úprava fází

V Nastavení nástěnky fáze přidáváte, přejmenováváte, měníte jim pořadí a barvu. Doporučení z praxe: držte se čtyř až šesti fází. Víc sloupců znamená víc rozhodování při každém posunu a lidé to pak přestanou udržovat.

Více nástěnek

Nástěnek si můžete vytvořit víc a přepínat mezi nimi. Dává to smysl, když máte oddělené procesy — třeba nový prodej zvlášť a obnovy smluv zvlášť. Každá nástěnka má vlastní sadu fází.

Připomínky

Úkoly s termínem. Připomínku založíte samostatně v sekci Připomínky, nebo přímo v detailu obchodu, kontaktu či organizace — pak zůstane navázaná na daný záznam.

Seznam si filtrujete podle stavu:

• Čekající — vše nesplněné.
• Dnes — dnešní termín.
• Po termínu — propadlé, patří na ně kouknout první.
• Splněno — hotové, pro zpětnou kontrolu.

Vedle stavu si seznam zúžíte i podle typu aktivity, vlastníka a toho, jestli je úkol hotový. Celý blok filtrů jde sbalit, aby byl vidět rovnou seznam; nástroj si pamatuje, jestli ho máte rozbalený, a ve sbaleném stavu v hlavičce vypíše, co je vybráno.

Komu úkol patří

Každý úkol má vlastníka — jednoho člověka, který za něj odpovídá. Na začátku je jím ten, kdo úkol založil, a kdykoli ho můžete předat kolegovi přímo v detailu úkolu. E-mail o blížícím se termínu chodí vlastníkovi, takže s úkolem předáte i to připomenutí.

Nad seznamem přepínáte mezi Všichni, Přiřazeno mně a konkrétním kolegou. Úkol může zůstat i nepřiřazený — hodí se na věci, které si vezme kdokoli z týmu, ne jeden konkrétní člověk. O nepřiřazeném úkolu se ale nikomu nepřipomíná, takže ty důležité je lepší si přivlastnit.

Poznámky

Poznámky si můžete psát ke všemu — k obchodu, kontaktu i organizaci. Sem patří výstupy z jednání, domluvené podmínky nebo cokoli, co byste jinak hledali v e-mailu.

Poznámku přidáte přímo v detailu záznamu, kde zůstane v kontextu. Souhrn všech poznámek najdete v sekci Poznámky v bočním panelu a prohledávat je můžete i globálním vyhledáváním.

Vyhledávání

Jedno pole přes celý workspace. Prohledává obchody, kontakty, organizace, poznámky, připomínky, nástěnky i fáze. Stačí zadat alespoň dva znaky a potvrdit Enterem.

Výsledky jsou rozdělené podle typu záznamu. Přepnutím na záložku Archivované najdete i organizace, které jste dřív archivovali.

Automatizace

Pravidla, která za vás hlídají nástěnku. Jedno pravidlo je vždycky jeden spouštěč a jedna akce — schválně, aby se dalo pochopit na první pohled a nikdo je nemusel ladit.

Co může pravidlo spustit

• Deal vstoupí do fáze — reaguje na posun po nástěnce.
• Deal se nehýbe ve fázi — po zadaném počtu dní. Tohle je ta funkce, která reálně zachraňuje zapomenuté obchody.
• Vznikne nový deal
• Vznikne nový kontakt

Co pravidlo udělá

• Vytvoří připomínku s termínem za X dní
• Přesune deal do fáze
• Přiřadí vlastníka
• Pošle e-mailové upozornění

Historie spuštění

U každého pravidla vidíte, kolikrát se spustilo a co konkrétně udělalo. Když se něco nespustí, je u toho důvod — třeba že cílová fáze mezitím zmizela nebo že přiřazovaný uživatel už ve workspace není.

Pojistky

Pravidla se nespouštějí navzájem donekonečna — proti zacyklení jsou tři nezávislé pojistky a workspace má hodinový strop počtu spuštění. Když na něj narazíte, uvidíte to v historii. Pravidel si můžete vytvořit až dvacet.

Automatizace platí i pro záznamy, které vzniknou importem nebo přes formulář na leady, ne jen pro to, co naklikáte ručně.

Sběr leadů

Poptávky z webu i z reklam padají rovnou na nástěnku. Žádné přepisování z e-mailu, žádný mezikrok přes Make nebo Zapier.

Webový formulář

Vytvoříte formulář, zvolíte, jaká pole má mít a do které fáze mají leady padat. Pak ho buď nasdílíte jako odkaz, nebo vložíte na svůj web jedním řádkem kódu. Z odeslaného formuláře vznikne kontakt, volitelně firma a obchod.

Tarif Starter má jeden formulář, Professional neomezeně.

Leady z Meta reklam

Pokud inzerujete na Facebooku nebo Instagramu, propojíte své lead formuláře přímo. Nový lead se objeví na nástěnce během pár sekund od odeslání — tedy ve chvíli, kdy je člověk ještě rozhodnutý a stojí za to mu zavolat. Součást plánu Professional.

Ochrana proti spamu

Formuláře jsou veřejné, takže je hlídáme: skrytá past na roboty, kontrola rychlosti odeslání, omezení počtu odeslání z jedné adresy a vyhodnocení obsahu. Co vypadá jako spam, se uloží stranou a nevytvoří záznam v CRM — ale zůstane vám k nahlédnutí, takže když se něco označí špatně, jedním kliknutím to vrátíte mezi leady.

E-mail

Nejsilnější část LeanDeals. Když připojíte schránku, veškerá komunikace se sama spáruje s kontakty a obchody — a vy přestanete lovit historii jednání po e-mailech.

Připojení přes IMAP

Pro Gmail, Seznam, vlastní doménu i jakoukoli jinou schránku použijte IMAP. Budete potřebovat:

• e-mailovou adresu,
• adresu IMAP serveru a port (najdete v nápovědě svého poskytovatele),
• uživatelské jméno (většinou stejné jako e-mail),
• heslo — ideálně heslo pro aplikace, ne hlavní heslo k účtu.

Heslo se ukládá zašifrované. Zvolit můžete i složku a počet dní historie, které se mají stáhnout.

Jak probíhá synchronizace

První synchronizace běží na pozadí a u větších schránek může trvat i několik hodin — klidně aplikaci mezitím zavřete, zprávy se objeví samy. Od té chvíle se schránka kontroluje průběžně, takže nová komunikace naskakuje bez vašeho zásahu.

Párování na kontakty a obchody

Zprávy se párují podle e-mailové adresy odesílatele a příjemce. Když se něco nespáruje samo, přiřadíte zprávu ručně přes Propojit kontakt nebo Propojit obchod. Zprávy, které do CRM nepatří, můžete skrýt — zůstanou ve schránce, ale nebudou vám zaplevelovat historii.

Odpojení schránky

Schránku kdykoli odpojíte v sekci E-mail. Už stažené zprávy zůstanou v CRM, ale nové se přestanou načítat.

Vlastní pole

Když vám standardní údaje nestačí, přidáte si vlastní — u organizací, kontaktů i obchodů. Typicky odvětví, zdroj poptávky, IČO nebo číslo smlouvy.

Vytvoření pole

V nastavení Vlastních polí zvolíte:

• Typ entity — jestli pole patří k organizaci, osobě, nebo obchodu.
• Název a klíč — název vidí uživatelé, klíč se používá v API.
• Typ pole — text, číslo, datum, výběr z možností a další.
• Povinné pole — jestli ho musí každý vyplnit.
• Viditelné pro API — jestli se pole propíše do veřejného API.

Viditelnost

U každého pole si zvlášť určíte, jestli se má ukazovat už při zakládání záznamu, nebo až v jeho detailu. Formulář pro rychlé přidání tak zůstane krátký a podrobnosti doplníte později.

Tým a role

Kolegy pozvete v nastavení Workspace zadáním jejich e-mailu. Přijde jim pozvánka s odkazem — po registraci se dostanou rovnou do vašeho workspace.

Role

Členy odebíráte tamtéž, kde je zvete. Záznamy, které po sobě odebraný člověk zanechal, zůstávají ve workspace — o data nepřijdete.

Předplatné a fakturace

Zkušební období

Každý nový workspace má 14 dní zdarma, bez zadávání karty, s odemčenými funkcemi plánu Professional. Po jejich uplynutí se workspace uzamkne, dokud nevyberete plán — data zůstanou netknutá a po aktivaci je najdete přesně tam, kde byly.

Plány

• Starter — adresář, nástěnky, připomínky, import dat, jeden webový formulář na leady, API v omezeném rozsahu.
• Professional — vše ze Starteru plus plná e-mailová synchronizace přes IMAP, automatizační pravidla, neomezené formuláře, leady z Meta reklam, širší API a prioritní podpora.
• Custom — úpravy na míru, vlastní integrace a osobní onboarding. Domlouvá se individuálně.

Aktuální ceny najdete na stránce s ceníkem.

Platba

Plán aktivujete přímo v aplikaci na stránce Ceník. Platbu zpracovává Paddle, který zároveň vystavuje daňové doklady. Údaje o kartě se k nám nikdy nedostanou.

Zrušení

Předplatné zrušíte v nastavení workspace. Zrušení nabývá účinnosti na konci zaplaceného období — do té doby vám nic neubude.

Fakturace je vedená za workspace. Pokud jich máte víc, každý má vlastní plán i vlastní zkušební období.

API a integrace

LeanDeals má veřejné API, kterým data napojíte na zbytek svých nástrojů — třeba přes Make nebo vlastní skript.

API klíče

Klíč vytvoříte v nastavení workspace. U každého klíče určíte název a rozsah oprávnění, takže integrace dostane přístup jen k tomu, co skutečně potřebuje. Klíč se zobrazí jen jednou při vytvoření — uložte si ho hned na bezpečné místo.

Co přes API jde

Číst i zapisovat organizace, osoby, obchody, nástěnky, fáze, poznámky, připomínky a vlastní pole. Klíč vždy platí jen pro ten workspace, ve kterém vznikl.

Přesný seznam endpointů a jejich parametrů najdete v API referenci.

API reference

Kompletní technická dokumentace všech endpointů — včetně parametrů, ukázkových požadavků a interaktivního zkoušení přímo v prohlížeči.

Základní údaje

Ukázka volání

curl https://api.lean-deals.com/v1/organizations \
  -H "x-api-key: VÁŠ_API_KLÍČ"

Klíč si vytvoříte v nastavení workspace — postup najdete v sekci API a integrace.

Časté otázky

Podpora

Nenašli jste, co jste hledali? Napište nám — u plánu Professional máme prioritní podporu na e-mailu i telefonu.